Les outils pour le travail à domicile

Lorsque que l’on a une activité à domicile, il est nécessaire d’avoir un équipement et des outils pour pouvoir réaliser son activité dans de bonnes conditions.

Travailler à domicile demande également de se réserver un espace complètement dédié au travail , un espace calme, car le cadre dans lequel vous développer votre activité doit correspondre à vos attentes . Cela peut-être au départ, la partie d’une pièce (une chambre) avec un coin bureau aménagé ou si votre logement est plus grand, une pièce dédiée à cette utilité. Dans cet espace, sera groupé l’ensemble des documents et équipements vous permettant de travailler efficacement sans être dérangé par l’entourage et aussi de pouvoir avoir accès facile aux informations dont vous avez besoin.

Pour vous aider dans le démarrage de travail à domicile, nous avons dressé une liste des indispensables à vous procurer pour vous mettre dans de bonnes conditions et travailler le plus professionnellement possible.

Les équipements pour communiquer en travaillant à domicile

Avoir une ligne fixe à la maison parait indispensable quand on démarre une nouvelle activité depuis son domicile, vous risquez en ayant d’une ligne portable de trouver la facture bien lourde à digérer si vous appelez vos clients, vos fournisseurs, les différentes administrations, … . Certaines personnes opteront même pour une deuxième ligne de téléphone  à vocation uniquement professionnelle pour gérer plus facilement leur activité à domicile mais ce n’est pas en tout ca, une obligation au départ. Cela engendre un deuxième abonnement auprès d’un opérateur donc des coûts supplémentaires .

Des solutions bon marché avec des opérateurs comme Orange ou Free, par exemple, permettent aujourd’hui  d’avoir accès à un bouquet comprenant internet, TV et appels illimités vers les fixes ou portables pour moins de 40 € / mois. Prenez bien en compte aussi, que vous serez sans doute obligé d’appeler des portables, donc vérifier bien l’illimité vers les portables, là aussi vous pourriez avoir la mauvaise surprise sur votre facture si ce n’était pas la cas. En règle générale, l’opérateur mettra en plus la possibilité d’utiliser un répondeur consultable à distance, il ne vous restera plus qu’à personnaliser le message d’accueil.

Plusieurs options vous seront proposées qui peuvent avoir une utilité dans votre profession :

  • PRESENTATION DU NUMERO  :  Dès la sonnerie, vous savez qui vous appelle. Vous pouvez ainsi  vous préparer à accueillir de manière personnalisée votre correspondant. Avec le service « Présentation du Numéro » vous n’êtes jamais pris au dépourvu, vous anticipez le ton à adopter pour répondre à votre correspondant
  • CONVERSATION A TROIS: La Conversation à Trois vous permet  de parler à trois sur une seule ligne : lorsque vous êtes déjà en ligne, vous faites patienter votre premier interlocuteur pour en appeler un second et les réunissez ainsi sur une seule ligne, d’engager une conversation alternativement avec deux interlocuteurs sans que ces derniers ne soient mis en relation.
  • SIGNAL D’APPEL: Vous êtes informés qu’un autre correspondant cherche à vous joindre, alors que vous êtes déjà en ligne.
  • TRANSFERT D’APPEL: Avec le Transfert d’appel, vos appels vous suivent où vous le souhaitez en France ou à l’étranger, sur un téléphone fixe ou un mobile. Bien  pratique si vous souhaitez rester joignables lors de vos déplacements.

Pour le téléphone, un équipement minimum est nécessaire : répondeur si celui-ci n’est pas proposé  par votre opérateur, répertoire avec liste de contacts, journal d’appel sont les 3 options indispensables. La connectivité Bluetooth peut aussi être intéressante à regarder si vous souhaitez plus tard ajouter un casque sans fil qui vous procurera un grand confort de travail surtout si vous avez de nombreux appels à passer. Enfin un deuxième combiné peut être une solution intéressante pour avoir un combiné toujours présent dans votre espace de travail.
Equipement informatique pour le travail à domicile

Aujourd’hui pour la plupart des activités à domicile, un équipement informatique semble indispensable. La plupart du temps, l’ordinateur que vous avez déjà devrait convenir à vos besoins. Veillez tout de même à vous assurer qu’il restera disponible pour vous à la maison au moment où vous en aurez besoin ! Si ce n’est pas le cas, optez assez rapidement pour l’achat d’un deuxième PC fixe ou portable selon vos besoins.

Nul besoin d’un PC haut de gamme pour rechercher des informations sur internet, consulter ses emails, rédiger un rapport ou éditer une facture. Par contre si votre activité vous amène à retoucher des images, réaliser des montages vidéo, mieux vaut un bon équipement  qui vous fera gagner du temps

Choisissez une bonne imprimante multifonction : Impression, photocopie, scanner et éventuellement fax. Prévoyez toujours d’avoir des cartouches de rechange, vous évitant ainsi d’être obligé d’aller en acheter et vous faire perdre du temps juste pour imprimer un document.

Les logiciels importants pour un travail à domicile.

Vous aurez sans doute besoin dans le cadre de votre activité d’élaborer des rapports, d’écrire du courrier, d’éditer des factures ou encore de créer une plaquette présentant votre activité, vos produits ou vos services. Pour cela, un certain nombre de logiciel vous seront indispensables, et nous vous présentons une petite liste de logiciels payant ou gratuits qui peuvent être nécessaires pour vous.

Pour le traitement de texte, le tableur ou différentes présentations : La suite Word/Excel/Powerpoint de Microsoft  pour une activité à domicile est bien adaptée. Veillez bien à avoir les licences dans un cadre professionnel. Il n’est pas nécessaire d’acheter ce pack, d’autres solutions gratuites existent :

  • Imprimez vos documents dans différents formats, faites vos livrets avec Fineprint
  • Communiquez partout dans le monde et faites des appels en conférence avec Skype
  • Assistance à distance et présentation d’écran avec Teamviewer
  • Recevez vos fax gratuitement par mail avec monfax.com
  • Des lacunes en informatique? Vidéos de formation sur Vodeclic
  • Convertissez vos documents en PDF avec conv2pdf
  • Encaissez vos clients par CB avec le paiement sécurisé par internet avec Europaid

A cela s’ajoute d’autres logiciels plus spécifiques à votre activité : retouche d’images, montage vidéo, comptabilité.  A vous de faire une recherche de solutions en ce sens sur internet en privilégiant peut-être au départ des logiciels gratuits.

Fournitures administratives pour le travail à domicile

Une bonne organisation est importante dans vos papiers. Optez pour des classeurs, des pochettes, peu importe.  Classez vos papiers par thème : Clients, comptabilité, facture, fournisseurs, formations, produits…et maintenez de l’ordre dans tout cela. Soyez organisé pour gagner du temps par la suite. Vous devez être capable, par exemple, quand un client vous appelle, tout en discutant avec lui, de mettre la main sur son dossier très rapidement.

Procurez-vous aussi un agenda grand format pour noter vos rendez-vous, les tâches à réaliser , vos objectifs de la semaine mais aussi vos obligations personnelles par rapport à votre vie privée. Cet outil vous permettra de mieux vous organiser, d’être plus productif et de gagner du temps.

Les outils pour une activité à domicile liée à Internet.

Si votre objectif est de présenter ou de vendre en ligne vos produits ou services, vous devez pour cela avoir à votre disposition un site internet sur lequel des visiteurs pourront découvrir votre concept.
Dans une première étape cela nécessite l’acquisition d’un nom de domaine qui n’est rien d’autre que l’adresse de votre site internet. Choisissez, évidemment, un nom de domaine qui évoquera soit votre  secteur d’activité, votre produit ou le service que vous proposez.

Vous devez ensuite choisir un hébergeur pour votre site internet, c’est en quelque sorte l’endroit seront stockées toutes les informations de votre site et où vos visiteurs ou futurs clients vont vous trouver. Profitez de ce service d’hébergement pour vous créer une adresse email  professionnelle du style nom-prénom@nomdedomaine.com ou Serviceclients@nomdedomaine.com. C’est bien mieux ainsi et beaucoup plus professionnel.
Si vous êtes néophytes dans le domaine de la conception de site internet, nous vous conseillons vivement de faire appel à un prestataire de service qui vous proposera une solution clé en main : Réservation du nom de domaine, hébergement du site, création des adresses email, conception du site et mise en ligne. A vous de travailler sur le contenu de votre site qui doit être attractif et donner envie aux visiteurs d’en savoir plus ou de commander ce que vous proposez.

N’oubliez pas que votre site internet doit être avant tout professionnel, c’est l’image que vous donnez de votre entreprise. D’autre part, le prestataire de service que vous aurez choisi pourra aussi vous proposer une solution de référencement. Ce n’est pas parce que vous avez un site que de nombreux visiteurs vont venir le regarder. Pour avoir de nombreux visiteurs, votre site, pour un mot clé recherché par l’internaute, devra sortir dans les premières pages de Google et seul un expert du référencement pourra vous aider à atteindre ce résultat. Certaines sociétés pourront aussi vous aider dans la réalisation de vos campagnes publicitaires.

Pensez aussi à un auto-répondeur, outil qui vous permettra très simplement de capter les adresses emails de vos visiteurs pour ensuite vous permettre de leur envoyer automatiquement des informations pertinentes sur ce que vous proposez et leur donner envie de revenir sur votre site. Cette opération vous permettra de garder le contact avec les personnes qui ont visité votre site et de générer des nouveaux clients plus tard. Pour un auto-répondeur, comptez environ 10 € / mois.

Bon succès à tous.

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