Le téléphone … un outil de communication efficace .. les pièges à eviter en travaillant à domicile

Lorsque l’on démarre une nouvelle activité à domicile, il est bien souvent pas très facile de bien s’organiser, surtout si on a jamais été indépendant auparavant. Habitudes prises dans la journée pour ceux qui ne sont pas salariés, pour les autres routines de vie mises en place le soir en rentrant du travail.

Vous allez devoir changer une partie de vos habitudes pour vous dégager du temps pour exercer ce nouveau travail depuis chez vous. Il est important dans un premier temps, de vous installer un petit bureau à part, isolé et de fixer quelques règles importantes à mettre en place concernant le téléphone.

Installer-vous un coin tranquille pour travailler

Si vous avez un grand logement, rien de plus simple que de transformer une pièce en bureau à part entière. Si vous ne pouvez pas le faire, choisissez un emplacement dans une des pièces (la chambre par exemple), installez y un bureau, cela peut être au départ un tréteau avec une planche et une chaise où vous allez pouvoir y regrouper le fax, le répondeur, le PC , vos classeurs … Rien de plus désagréable tous les jours que de devoir tout ranger pour laisser cet endroit pour une autre utilisation (table de cuisine ou du salon par exemple) :  Non seulement cela sera difficile  de bien classer tous vos documents mais aussi ce sera une perte de temps et de motivation pour vous remettre au travail le lendemain.

S’organiser avec vos proches …leur parler de votre activité à domicile

Quand vous êtes dans votre bureau ou le petit espace aménagé à cet effet, la famille doit faire comme si vous n’étiez pas là et seulement en  cas d’urgence elle doit frapper à la porte. La frontière doit être absolue, connue de tous, claire pour tout le monde.

Avec les amis, faites leur comprendre que ce n’est pas parce que vous travaillez à domicile que vous ne travaillez pas.  Et oui, on peut travailler depuis chez soi …. Ca peut leur paraître étrange mais c’est une réalité ! Qu’ils comprennent que vous avez, vous aussi, des heures de travail, comme un employé et que la seule différence c’est que vous êtes chez vous. Que pour aller boire un coup, faire une sortie entre amis, faire du shoping, … bien sûr que cela est possible mais plus comme avant … seulement à des heures bien déterminées.

Le téléphone ….. Comment s’équiper ?

Dans le cadre d’une utilisation professionnelle de votre téléphone, vérifier sa qualité sonore. Votre ligne doit être équipée d’un répondeur (souvent fournis par votre opérateur téléphonique), d’un répertoire de contact et  d’un journal d’appels. Pensez bien à enregistrer sur votre répondeur un message d’accueil professionnel et ne laisser pas un message classique fournis par votre opérateur téléphonique. Nous vous conseillons sur ce message d’indiquer vos horaires d’ouverture.

Vous pouvez aussi investir dans un casque sans fil, surtout si vous avez beaucoup d’appels à passer au cours de la journée. Avec deux mains libres, c’est bien plus facile pour prendre des notes,  attraper un document, une plaquette produits … tout en discutant avec votre client, fournisseur, collègue … .Un casque sans fil est aussi un équipement confortable qui peut vous permettre, pour ceux qui le souhaitent, vous déplacer plus facilement et marche tout en parlant.

Si vous le pouvez, ouvrez une seconde ligne téléphonique réservée exclusivement à vos appels professionnels. Sans cela, pendant vos probables bavardages avec vos proches au téléphone, vous allez à coup sûr rater le coup de fil important de votre futur client ou de votre futur partenaire d’affaire. Ne communiquez pas ce 2ème numéro de téléphone à votre famille, à votre entourage, sinon cela ne sert plus à rien.

Comment gérer les appels que l’on reçoit ?

Et oui, bonne question. Votre téléphone servait jusqu’ici qu’aux appels de votre relationnel, tout le monde à la maison s’en servait quand il voulait ou presque mais là c’est devenu pour vous un outil de travail. Il va bien falloir fixer des règles à ce sujet. Découvrez  comment quelques règles simples peuvent être établies concernant l’utilisation d’un téléphone dans le cadre d’une  activité à domicile.

Qui doit décrocher le téléphone à la maison ?

Il paraît évident que vous soyez le seul à pouvoir décrochez le téléphone chez vous. Imaginez votre client qui vous appelle et qui a, au bout du fil, l’un de vos enfants …. Cela ne fait pas du tout sérieux. De nouveau, fixez une règle à la maison …. Que vous soyez le seul à décrocher le téléphone … sauf dans le cas où vous avez deux lignes téléphoniques bien sûr.

Comment gérer les appels de la famille, des amis ?

Au départ, vos amis par exemple ont peut-être l’habitude de vous appeler à tout moment de la journée si vous étiez sans travail ou dans la soirée si vous êtes salarié. Et si cela continuait de cette même façon, pourrez-vous gérer aussi facilement gérer votre activité, contacter vos clients, vos fournisseurs ?

Imaginez-vous un instant sur un lieu de travail traditionnel en tant que salarié. Vos amis ou votre famille  vous appelleraient-ils en journée sur le lieu de votre travail si vous étiez salarié … ou encore, oseriez-vous facilement faire vos appels personnels pendant les heures de travail ? Oseriez-vous répondre sans cesse à vos amis, discuter avec eux de la pluie et du beau temps pendant vos heures de travail… Qu’en penserait votre patron ? Serait-il d’accord avec cela ? N’y aurait-il pas des remarques de votre patron  à propos de cette situation ?

Avec une activité à domicile, dans la plupart du temps, vous êtes votre propre patron, ce n’est pas pour cela qu’il faut en profiter ! Sinon à terme, sans un minimum de rigueur et de bon sens, vous seriez peut-être amené à mettre la clé sous la porte.

Quand on travaille à domicile, on s’aperçoit rapidement que l’on peut être facilement dérangé par les appels de la famille, de ses amis au cours de la journée … bien sûr pour eux vous ne travaillez pas … ils pensent  donc que vous avez donc du temps libre à leur consacrer ! Vous verrez rapidement que le temps passe à une vitesse effrayante quand vous aurez raccroché avec ces personnes. Quand on papote au téléphone alors qu’on pourrait être en contact avec un client ou que l’on pourrait préparer ses rendez-vous, ou encore se former…. Résultat : Vous prendrez la mauvaise habitude de reporter ce que vous avez prévu de faire aujourd’hui au lendemain !

Alors comment faire ? Que prendre comme bonne décision par rapport à cette situation ?
Tout d’abord, si vous avez deux lignes de téléphone, prenez la bonne décision de ne pas décrocher sur votre ligne classique pendant vos heures de travail … ne vous inquiétez pas pour cela … votre entourage comprendra bien vite que vous êtes simplement en train de travailler.

Vous allez penser …que vous allez devoir dépenser plus d’argent avec une deuxième ligne de téléphone ? Si vous le pouvez, faites-le ! Sinon il existe une petite astuce très simple : Attribuer des sonneries différentes pour vos amis/ famille et vos contacts professionnels. De cette façon, vous saurez si vous devez décrocher ou non votre téléphone.

Vous avez sans doute peur de rater un appel urgent de la famille, surtout si vous avez des enfants ou un proche malade par exemple …. Rien de plus simple : Prévenez vos proches de laisser un message sur votre répondeur. Pensez-vous que vos proches ne laisseraient pas de message s’il y avait une urgence ?

Consultez votre répondeur vous prendra moins d’une minute alors que répondre bien plus en discutant de la pluie ou du beau temps. Vous pourrez voir ainsi s’il est important de rappeler la personne tout de suite ou si vous pouvez le faire plus tard pendant  votre temps libre. Vous serez surpris de constater le temps que vous allez gagner avec cette technique simple.

Comment répondre aux contacts professionnels ?

La plupart des personnes qui démarrent une activité à domicile, n’ont pas l’habitude de parler de manière professionnelle au téléphone.  Or très souvent, en travaillant à domicile, les contacts téléphoniques peuvent représenter une large partie de l’activité.

Doit-on répondre au téléphone  à tout moment ?

Il peut arriver parfois, que ce n’est pas le bon moment pour vous de répondre à un appel, par exemple quand les enfants rentrent de l’école, quand vous êtes en train de préparer à manger ou qu’il y a du bruit dans la maison  ou toutes autres situations de ce genre … Nous vous conseillons alors de bien noter le numéro qui vous appelé afin de recontacter cette personne au plus vite, quand vous serez prêt.
Avec un peu plus d’expérience dans votre activité, vous pourrez vous permettre de décrocher dans de telles situations …. Rien de plus facile de couper court la conversation en expliquant que vous êtes en rendez-vous ou en réunion et de bien prendre le soin de noter les coordonnées de la personne qui vient de vous appeler en proposant un rendez-vous pour répondre à ses question.

Quelle attitude avoir au téléphone ?

D’une manière générale, ayez une attitude positive, soyez enthousiaste quand vous êtes en contact avec des personnes. Souriez au téléphone, c’est important : cela se ressent dans le ton de votre voix. Réservez un accueil professionnel du style « Bonjour, Mr ou Mme xxxx de la société xxxx, ….. ». Vous croyez en vos produits ou services et votre contact doit avoir le réel sentiment d’appeler un expert en la matière.

Rappeler tout le monde, c’est important

Vous allez sans doute rater des appels lorsque vous êtes en rendez-vous, en formation, en déplacement … prenez l’habitude de consulter assez souvent votre répondeur mais aussi votre journal d’appel. Sur votre temps de travail, rappelez tout le monde … Votre futur client n’a peut-être pas laissé de message mais vous avez son numéro sur le journal d’appel.

Ne perdez pas trop de temps aussi à contacter ces personnes sinon elles iront chercher ailleurs, chez la concurrence, le produit ou service dont elles ont besoin.

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  1. […] –    Des petites annonces dans les journaux gratuits. Au départ, feuilletez ces journaux pour voir si d’autres personnes n’utilisent pas déjà ce même support. L’annonce doit être courte et doit attirer la curiosité du lecteur et vos coordonnées (site internet ou numéro de téléphone) clairement annoncés. Nous vous conseillons vivement de passer une annonce sur plusieurs semaines. –    L’apposition d’affichettes chez les commerçants. N’hésitez pas à en mettre une certaine quantité. Très simple dans les bureaux de tabac, les épiceries par exemple. –    L’apposition d’affichettes à languettes ou à franges avec votre numéro de téléphone sur chacune d’elle. Technique qui porte généralement ses fruits car il est difficile de mémoriser  un numéro et les personnes véritablement intéressées détachent le numéro de téléphone. –    Des prospectus ou tracs dans les boîtes aux lettres ou les pare-brises des voitures. N’hésitez pas à cibler les quartiers. –    Des affichettes dans le hall d’entrée de votre immeuble, à proximité des boîtes aux lettres (vérifiez si cela est autorisé) –    Les enquêtes téléphonique est un outil aussi couramment utilisé. A l’aide de l’annuaire et d’un script bien établi vous allez ainsi pouvoir faire découvrir votre offre de façon à décrocher un rendez-vous. Lisez notre article « Le téléphone … un outil de communication« . […]

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